기안 뜻과 품의 뜻 차이｜기안서·품의서는 무엇이 다를까?

회사에 처음 들어가면 익숙하지 않은 단어가 유난히 많이 들립니다.

 

“이 건은 기안해서 올려 주세요.”

“구매 품의 먼저 받아야 합니다.”

“품의서 작성해서 결재 상신하세요.”

 

대충 문서를 작성해 상사에게 허락을 받으라는 뜻처럼 들리지만,

막상 기안과 품의가 무엇이 다른지 설명하려면 쉽지 않습니다.

 

먼저 아주 쉽게 정리하면 기안 = 어떤 업무나 안건을 추진하기 위해 문서를 처음 작성하는 것

품의 = 어떤 일을 진행해도 되는지 윗사람에게 의견을 묻고 허락을 구하는 것

 

따라서 기안은 ‘문서를 만드는 행위’에 조금 더 초점이 있고,

품의는 ‘허락을 받는 행위’에 조금 더 초점이 있다고 이해하면 쉽습니다.

 

다만 실제 회사에서는 기안서와 품의서를 거의 같은 뜻으로 사용하는 경우도 있기 때문에 무조건 둘을 별개의 문서라고 생각할 필요는 없습니다.

 

기안 뜻은 무엇일까?

기안(起案)은 어떤 사업이나 업무, 활동 등을 진행하기 위해 안건의 초안을 만들거나 문서를 작성하는 것을 의미합니다.

 

회사에서는 새로운 업무를 시작하거나 상사의 결정을 받아야 할 일이 생겼을 때 해당 내용을 문서로 정리하는 행위를 흔히 기안한다고 표현합니다.

 

기안 = 업무를 공식적으로 검토받을 수 있도록 문서로 만드는 것

 

예를 들어 회사에서 신규 거래처 프로모션을 진행하려고 한다고 가정해보겠습니다.

 

담당자가 다음과 같은 내용을 정리합니다.

프로모션을 진행하는 이유
진행 대상과 기간
진행 방법
필요 예산
기대 효과
관련 부서 협조 사항

 

이 내용을 문서로 작성해 결재를 받을 수 있도록 만드는 과정이 기안입니다.

그래서 회사에서는 다음과 같은 표현을 자주 사용합니다.

 

“행사 진행 건 기안했습니다.”

“구매 관련 기안서 작성해 주세요.”

“오늘 중으로 기안해서 결재 올리겠습니다.”

“신규 거래처 계약 건으로 기안문을 작성했습니다.”

기안서는 무엇일까?

기안서는 기안한 내용을 담은 문서라고 생각하면 가장 쉽습니다.

 

보통 어떤 업무를 추진해야 하는 이유와 구체적인 계획을 정리해 상급자의 검토와 결정을 받기 위해 작성합니다.

회사마다 양식은 다르지만 일반적으로 다음과 같은 내용이 들어갈 수 있습니다.

 

기안서에 들어가는 내용 예시

제목
기안 목적
추진 배경
주요 내용
진행 일정
예상 비용
기대 효과
첨부 자료

 

물론 모든 기안서에 이 항목이 전부 들어가는 것은 아닙니다.

간단한 물품 구매라면 몇 줄로 끝날 수도 있고, 신규 사업처럼 중요한 안건이라면 여러 장의 문서가 될 수도 있습니다.

 

품의 뜻은 무엇일까?

 

품의(稟議)는 어떤 일을 진행하기 전에 윗사람에게 내용을 보고하고 의견이나 허락을 구하는 것을 의미합니다.

 

품의 = “이렇게 진행하려고 하는데 해도 될까요?”라고 결정을 요청하는 것

 

그래서 실제 회사에서는 특히 돈이 들어가거나 계약·구매처럼 회사의 책임이 발생하는 일에서 품의라는 표현을 많이 사용합니다.

 

노트북 구매 품의
광고비 집행 품의
출장비 품의
거래처 계약 품의
사무용품 구매 품의
회식비 품의
교육 참석 품의

 

예를 들어 회사에서 300만 원짜리 노트북을 여러 대 구매해야 한다고 해보겠습니다.

 

담당자가 필요성, 수량, 금액, 구매처 등을 정리하고

“이 조건으로 구매를 진행해도 되는지 승인해 주십시오.”

라는 의미로 결재를 요청한다면 이것을 흔히 구매 품의를 올린다고 표현합니다.

 

품의서는 무엇일까?

 

품의서는 어떤 일을 실행하기 전에 상급자나 결재권자의 허락을 받기 위해 작성하는 문서입니다.

특히 회사 돈을 사용하거나 계약을 체결하는 것처럼 미리 승인을 받아야 하는 업무에서 많이 사용합니다.

 

예를 들어 물품 구매 품의서라면 다음과 같은 내용이 들어갈 수 있습니다.

 

물품 구매 품의서 예시

구매 목적
구매 품목
수량
단가
총금액
구매처
구매 예정일
구매가 필요한 이유

 

결재권자는 이런 내용을 보고 실제로 비용을 집행해도 되는지를 판단하게 됩니다.

기안서와 품의서 차이 한눈에 보기

기안서 안을 만든다
업무나 계획의 내용을 처음 문서로 정리해 검토와 결정을 요청하는 성격이 강합니다.

품의서 허락을 구한다
구매·계약·비용 등 특정 업무를 진행하기 전에 결재권자의 허락을 구하는 성격이 강합니다.

구분	기안서	품의서
핵심	안을 작성	허락을 요청
초점	계획·제안·업무 내용	승인·허락
대표 상황	사업계획, 제도 변경, 행사 진행	구매, 계약, 비용 집행
주요 내용	배경·목적·계획·기대효과	목적·금액·조건·집행 내용
공통점	대부분 상급자의 검토와 결재를 받기 위해 작성

기안서와 품의서를 정확히 나눠야 할까?

 

여기에서 중요한 점이 있습니다.

모든 회사가 기안서와 품의서를 위와 같이 정확하게 구분해서 사용하는 것은 아닙니다.

 

어떤 회사에서는

구매 요청 → 품의서
신규 사업 → 기안서

처럼 나눠 사용합니다.

 

하지만 다른 회사에서는 구매든 행사든 신규 사업이든 전부 기안서라고 부르기도 합니다.

반대로 사내 결재 문서를 폭넓게 품의서라고 부르는 조직도 있습니다.

 

따라서 실무에서는 사전적인 구분보다 회사의 결재 규정과 전자결재 양식을 먼저 확인하는 것이 가장 정확합니다.

 

전자결재 시스템에 이미 ‘구매품의’, ‘일반기안’, ‘지출품의’처럼 문서 양식이 나뉘어 있다면 회사가 정해놓은 기준을 따르면 됩니다.

기안·품의·상신·결재는 어떻게 연결될까?

 

앞서 살펴본 상신과 결재까지 연결하면 회사의 업무 흐름이 훨씬 쉽게 이해됩니다.

회사에서 업무용 컴퓨터를 구매하는 상황을 예로 들어보겠습니다.

 

① 담당자가 구매 필요성을 정리해 문서를 기안한다 ↓ ② 구매해도 되는지 품의한다 ↓ ③ 작성한 문서를 결재권자에게 상신한다 ↓ ④ 팀장·부장 등이 내용을 검토한다 ↓ ⑤ 결재권자가 결재한다 ↓ ⑥ 승인이 완료되면 구매를 진행한다

 

실제 회사에서는 이 단계 일부가 하나의 전자결재 과정 안에서 동시에 이루어질 수도 있습니다.

 

그래도 개념을 이해할 때는

기안 → 문서를 만든다

품의 → 허락을 구한다

상신 → 결재권자에게 올린다

결재 → 결재권자가 판단한다

라고 기억하면 가장 쉽습니다.

 

‘기안 올렸습니다’는 무슨 뜻일까?

회사에서 흔히

“기안 올렸습니다.”

라는 말을 사용합니다.

보통은 기안문을 작성해서 결재를 받을 수 있도록 상신했다는 의미입니다.

 

그래서 정확한 업무 흐름으로 풀어보면

기안을 작성했습니다.
→ 문서를 만들었다는 의미

기안을 올렸습니다.
→ 작성한 문서를 결재받기 위해 상신했다는 의미

기안이 승인됐습니다.
→ 결재권자의 결재가 완료됐다는 의미

라고 이해할 수 있습니다.

‘품의 올렸습니다’는 무슨 뜻일까?

이 표현도 회사에서 매우 많이 사용합니다.

 

“구매 품의 올렸습니다.”

라고 했다면 일반적으로

구매 진행에 대한 허락을 받기 위해 품의서를 작성해 결재권자에게 상신했다는 뜻입니다.

 

따라서 아직 최종 승인이 끝났다는 의미는 아닙니다.

 

품의 올림 ≠ 승인 완료

품의를 올린 것은 결정을 요청한 단계이고, 결재권자가 승인해야 실제 업무를 진행할 수 있는 경우가 많습니다.

품의서와 지출결의서는 같은 문서일까?

 

이 부분도 직장인들이 많이 헷갈립니다.

두 문서는 회사마다 사용하는 방식이 다르지만 일반적으로는 시점에 차이가 있습니다.

 

품의서 돈 쓰기 전
“이 비용을 사용해도 될까요?”라고 사전에 허락을 구하는 성격

지출결의서 지출 처리
승인된 비용을 실제로 지급하거나 회계상 처리하기 위한 성격

 

예를 들어 100만 원짜리 사무용 의자를 구매한다면

 

구매 필요 발생
↓ 구매 품의
↓ 결재·승인
↓ 상품 구매
↓ 비용 지급 및 지출결의

 

처럼 진행되는 회사가 많습니다.

다만 이 역시 회사별 회계·결재 규정에 따라 방식이 다를 수 있습니다.

 

기안서와 품의서 작성할 때 가장 중요한 것

 

기안서든 품의서든 결국 결재권자가 판단하기 위한 문서입니다.

따라서 어려운 표현을 많이 사용하는 것보다 다음 네 가지 질문에 바로 답할 수 있도록 쓰는 것이 좋습니다.

 

왜 해야 하는가?
업무가 필요한 이유

무엇을 할 것인가?
실제 진행 내용

얼마가 필요한가?
비용과 산출 근거

그래서 어떤 결과가 생기는가?
기대 효과

 

예를 들어 단순히

“업무 효율화를 위해 노트북 구매 요청드립니다.”

라고 쓰는 것보다

“현재 사용 중인 노트북 3대가 사용 5년을 초과해 잦은 오류가 발생하고 있어 업무용 노트북 3대를 교체하고자 합니다. 예상 비용은 대당 120만 원, 총 360만 원입니다.”

처럼 작성하는 편이 결재권자가 판단하기 훨씬 쉽습니다.

 

기안과 품의, 이것만 기억하면 됩니다

가장 쉬운 최종 정리 기안
업무나 계획의 안을 문서로 만든다.

품의
그 업무를 진행해도 되는지 허락을 구한다.

상신
작성한 문서를 윗사람에게 올린다.

결재
권한 있는 사람이 내용을 검토하고 결정한다.

 

특히 기안서와 품의서는 회사마다 명칭과 사용 방식이 다를 수 있습니다.

따라서 기안서는 무조건 이런 문서, 품의서는 무조건 저런 문서라고 외우기보다는 기본적인 의미를 이해한 뒤 회사의 사내 규정과 전자결재 양식에 맞춰 사용하는 것이 가장 정확합니다.

 

자주 묻는 질문

Q. 기안서와 품의서는 같은 문서인가요? 완전히 같다고 단정하기는 어렵습니다. 일반적으로 기안서는 업무나 계획의 안을 작성하는 성격이 강하고, 품의서는 특정 업무를 진행하기 위해 상급자의 허락을 받는 성격이 강합니다. 다만 실제 회사에서는 둘을 거의 같은 의미로 사용하기도 합니다.

Q. 물건을 구매할 때는 기안서와 품의서 중 무엇을 써야 하나요? 회사마다 다릅니다. 구매품의서를 사용하는 회사가 많지만 일반기안이나 구매기안 형식을 사용하는 곳도 있습니다. 사내 전자결재 시스템과 결재 규정을 확인하는 것이 가장 정확합니다.

Q. 기안서를 작성하면 바로 업무를 진행해도 되나요? 일반적으로 그렇지 않습니다. 기안서를 작성한 뒤 상신하고 필요한 결재권자의 승인을 받아야 업무를 진행할 수 있는 경우가 많습니다.

Q. ‘품의 올렸다’는 말은 승인이 끝났다는 뜻인가요? 아닙니다. 보통 품의서를 작성해 결재권자에게 올렸다는 의미입니다. 최종 결재가 완료됐는지는 별도로 확인해야 합니다.

Q. 기안과 상신은 어떻게 다른가요? 기안은 문서를 작성하는 행위이고, 상신은 작성한 문서를 윗사람이나 결재권자에게 올리는 행위입니다.

함께 읽으면 좋은 직장인 업무용어

전결 뜻과 대결 뜻 차이, 전결 대결 후결은 언제 쓰는 말일까?상신 뜻과 결재·승인 차이｜회사에서 ‘결재 올리다’는 무슨 뜻일까? 제출 뜻과 송부 뜻 차이｜서류 제출·자료 송부, 언제 써야 할까? 서면 뜻·구두 뜻 차이｜서면 제출·구두 보고는 무슨 의미일까?